Ruysdael

Een slagvaardige stuurgroep; de belangrijkste succesfactor

Geplaatst door:

Als je gaat zoeken op internet naar de belangrijkste faalfactoren van projecten, dan kom je met stip op 1 tegen: gebrek aan commitment en ondersteuning vanuit de top. Bij één van onze relaties werd de sturing volledig overgelaten aan ‘autonome’ projectmanagers. Dit leidde ertoe dat projecten werden ervaren als:

  • Eigen eilandjes met een onduidelijke rol van de opdrachtgever, van de uiteindelijke klant en van de operatie
  • Verzameling van incidenten (tot ontevredenheid van bestuur en de operatie) die meestal achteraf en te laat werden gemeld
  • Onvoldoende voorspelbare projecten
  • De organisatie was onvoldoende ‘in control’ over de projecten

Bewust onbekwaam
De eerste stap in het ons gegunde verandertraject is het bewust maken van wat meerwaarde / het belang van een goed functionerende stuurgroep is voor projecten in de organisatie. Aan de slag dus met een workshop waarin het concept van stuurgroepen is uitgelegd, belangen en rollen zijn toegelicht en er gewerkt is aan de voorwaarden voor professioneel opdrachtgeverschap. Belangrijk is ook het duidelijk maken van hetgeen waarop een stuurgroep haar aandacht richt om een goede sturing te realiseren. Een stuurgroep stuurt immers op hoofdlijnen en niet op details. Dat blijkt in civieltechnisch georiënteerde organisaties voor stuurgroepen nog al eens lastig te zijn.

Pilots
In een 3-tal pilot projecten zijn naar aanleiding van deze workshop stuurgroepen ingericht om ervaring op te doen met de veranderende manier van sturen. Dit vergde initieel de nodige tijd, moeite en geduld van niet alleen stuurgroepleden maar ook van de projectmanagers. Immers stonden deze laatste niet meer alleen aan het stuur, maar raakte een deel van hun autonomie kwijt in ruil voor een gezamenlijk gedragen verantwoordelijkheid. Aandacht is geschonken aan de onderlinge samenwerking binnen de stuurgroep, maar ook van de stuurgroep met de projectmanager. Stuurgroep en projectmanager vormen immers de ‘aandrijfas’ van het project. De stuurgroepleden zijn begeleid bij het voorbereiden en houden van stuurgroepoverleggen en bij het nemen van de juiste beslissingen op basis van de hen aangereikte stuurinformatie.

In de pilotprojecten gingen de stuurgroepen vanaf het begin voor compacte, kwalitatief goede documenten. Hierdoor werd ze in de  organisatie de ‘terugstuurgroepen’ genoemd. Het was echter de intentie om de projectmanagers te helpen hun documenten zodanig aan te leveren, dat de stuurgroep snel een goede beslissing kon nemen om daarmee vertraging in de besluitvorming te beperken.

Clusterstuurgroep
Het succes van de pilots maakte dat de meerwaarde van het hebben van slagvaardige stuurgroepen is onderkend. Daarom zijn alle projecten gaan werken met een stuurgroep. Gelet op het aantal, soort en de grootte van projecten, is gekozen voor het werken met clusterstuurgroepen. Alle projecten zijn ondergebracht onder 1 van de 5 clusterstuurgroepen. Om de stuurgroepleden (veelal managers, directie, bestuursleden) te ontlasten en te ondersteunen, is er aan de clusterstuurgroepen een zogenaamde project review board verbonden. De nieuwe clusterstuurgroepen en de project review board zijn begeleid in hun rol in het ‘projectenspel’. Het resultaat: de project review board legt zich primair toe op het voorbereiden van clusterstuurgroepoverleggen, het toezicht houden op de projectmanagers en hun project en het adviseren van projectmanagers en stuurgroepleden in en over hun project. De clusterstuurgroepen houden zich bezig met besluitvorming. Niet vanuit een ivoren toren, maar door letterlijk contact te hebben met niet alleen de projectmanager, maar ook met de werkvloer van het project. Bijkomend voordeel van de clusterstuurgroep is dat afhankelijkheden tussen projecten veelal binnen 1 vergadering worden behandeld en eventuele escalaties minimaal tijd kosten.

Het effect
Uit de evaluatie van de inrichting en begeleiding van stuurgroepen blijkt dat ook nu weer dat slagvaardige stuurgroepen meerwaarde hebben. De door onze relatie genoemde winstpunten zijn:

  • Verbeterde kwaliteit van besluitvormingsdocumenten
  • Gedegen besluitvorming
  • Eigenaarschap
  • Goede samenwerking in de keten
  • Gecontroleerd afwijken van procedures / praktisch blijven
  • Rolvastheid van de stuurgroep
  • Stuurgroep van controleur naar sparring partner
  • Vertrouwen in het bestuur
  • Slagvaardig sturen op basis van management by exception

 

0

Voeg een Commentaar


UA-52699058-2