Afhankelijkheden management

Goed afhankelijkheden management verhoogd de kans dat projecten volgens planning verlopen en daarmee de portfoliodoelen worden gerealiseerd. Goed afhankelijkheden management kenmerkt zich door het concentreren op de key afhankelijkheden, de juiste mate van detail en een goede interactie met alle betrokkenen. Als Ruysdael zien we 3 belangrijke elementen, gerelateerd aan de Definition en Delivery Cycle. Belangrijk aandachtspunt bij afhankelijkheden management op portfolioniveau is de rolverdeling tussen de stuurgroepen/product owners en de portfolioboard.

Planning

Gedurende de definitie van de portfolio identificeer je afhankelijkheden (afhankelijkheden Workshop) die beperkend zijn voor de realisatie van het portfolio als geheel   ———————- –

 

Control

Bij de uitvoering van het portfolio is het de taak van de projectmanager/scrum master om de geplande afhankelijkheden te managen en te bewaken  ——

 

Exception

Daar waar afhankelijkheden een knelpunt worden, schakelen we door op portfolio-nivo. De portfolioboard moet de knelpunten oplossen door heroverweging van de prioriteiten

 

Afhankelijkheden planning

Wij richtten ons op de key afhankelijkheden in het portfolio, dat zijn die afhankelijkhede die de grootste beperkingen opleggen aan de realisatie van het portfolio. Aangezien de detailplanning nog plaats moet vinden betreft het hier inschattingen. De stappen die we zetten zijn:

  1. Afhankelijkheden workhop
  2. Plannen en balanceren

Het effect:

  • Bekende afhankelijkheden
  • Baseline voor gedelegeerde besturing

Soorten afhankelijkheden:

  • Logische afhankelijkheden (output, input)
  • Logistieke afhankelijkheden (beschikbaarheid resources)
  • Benefits optimalisatie (twee projecten leveren samen meer op dan de som der delen: 1+1=3)
  • Alignement (keuze binnen afzonderlijke projecten afstemmen)
  • Voorkeurs afhankelijkheden (liever eerst dit project, dan het andere project)

Afhankelijkheden control

Gedurende de uitvoering zijn de projectmanagers en scrum masters in the lead om effectief afhankelijkheden management te voeren. Belangrijkste aspect in deze fase is zorgen voor verbinding tussen alle projecten en teams inzicht en afstemming te creëren. We zien hierbij de volgende stappen:

  1. Mandatering van verantwoordelijkheden omtrent afhankelijkheden
  2. Risico rapportage als  gevolg van afhankelijkheden
  3. Afstemmingsmechanismes inregelen voor reguliere afstemming tussen (project)teams
  4. Kaders voor besluitvorming en prioritering

Het effect:

  • Afhankelijkheden worden gemanaged op het uitvoerende nivo
  • Nieuwe afhankelijkheden worden gedetecteerd

 

 

Afhankelijkheden exceptions

Indien door afhankelijkheden de portfoliodoelstellingen niet gehaald dreigen te worden, moet de portfolioboard actie ondernemen, zonder daarbij de rol van stuurgroep of product owner over te nemen. De essentiële stappen die daarvoor noodzakelijk zijn:

  1. structurele rapportage over afhankelijkheden in relatie tot portfoliodoelen
  2. exception proces, leidend tot herprioritering van het portfolio

Het effect:

  • Realistische planningen
  • Het portfolio als geheel blijft maximaal in lijn met de organisatie strategie