Ruysdael

Agile werken in traditionele projecten

Agile, wat vertaald vanuit het Engels behendig of lenig betekent, gaat in de basis over hoe je als multidisciplinair team in korte cycli zo flexibel en visueel mogelijk kunt samenwerken , zonder een overkill aan processen, tools, documentatie en management om sneller en eerder te komen succesvolle resultaten. Naar aanleiding van het uitbrengen van het Agile Manifesto (geïntroduceerd in 2001 door een 17-tal ICT-professionals, zie www.agilemanifesto.org), worden Agile methodieken zoals SCRUM, SAFe, Kaban (Lean) voornamelijk toegeschreven aan omgevingen en projecten waar software- en productontwikkeling plaatsvindt.

Maar ook in ‘traditionele’ projecten, waar veelal een watervalfasering wordt toegepast, kan Agile werken effectief worden toegepast om deze projecten efficiënter te laten verlopen. Ruysdael’s A3-Agile model kan in traditionele projecten worden toegepast gericht op de teamsamenwerking bij het ontwikkelen van producten die zich lenen voor kortcyclische ontwikkeling. Het uiteindelijke succes van Agile werken is gelegen in de manier waarop mensen op een flexibele manier met elkaar samenwerken. Maar welke specifieke basiscondities zijn nu kenmerkend voor het Agile werken binnen het A3-Agile model? Die relatie leggen we verderop in dit artikel.

A3-Agile model

Het A3-Agile model bestaat in de basis uit drie processtappen die samen een cyclus vormen. Deze cyclus kan, afhankelijk van bijv. grootte en doorlooptijd van het project, per project maar met name per fase of timebox worden doorlopen in de ontwikkeling van producten die voor Agile ontwikkeling in aanmerking komen.

De drie processtappen zijn:

  • A1: Anticiperen
    Anticiperen is de 1e processtap en zorgt voor een gezamenlijke voorbereiding op de ontwikkeling en levering van (deel)producten.
  • A2: Actie
    In deze processtap wordt de prioriteit bepaald van de in deze cyclus te ontwikkelen en op te leveren (deel)producten.
  • A3: Aanpassen
    Aanpassen betreft het samen evalueren van de teamsamenwerking. Wat kan het team hiervan leren en wat leer het team van elkaar?

Wanneer we wat dieper ingaan op de activiteiten in de 3 processtappen komen we een combinatie tegen van best practices uit ‘traditionele’ projecten en Agile projecten.

A1: Anticiperen

Samen voorbereiden in de volgende 3 stappen:

A1-S1: Bepaal samen (eind)product en deelproducten.

  1. Beschrijf en/of visualiseer het eindproduct in bijv. een (project)productbeschrijving;
  2. Stel een productdecompositiestructuur (visualisatie met deelproducten) op
    (Stel de juiste tijdshorizon vast – project, fase, timebox, sprint, etc. -);
  3. Stel een productstroomschema op (visualisatie volgorde, samenhang en afhankelijkheden).
  4. Wat is het (met eind- en of deelproducten) beoogde effect en hoe weten we wanneer we het effect hebben bereikt?

A1-S2: Bepaal samen afhankelijkheid tussen deelproducten en ieders taak.

  1. Stel vast welke kennis en informatie nodig is voor elk deelproduct;
  2. Ken in het productstroomschema elk deelproduct toe aan de juiste persoon/personen;
  3. Stel een communicatiematrix op met wie met wie waarover (deelproduct) afstemt.

A1-S3: Denk en werk risicogebaseerd en mogelijkheden-gericht.

Inventariseer risico’s: wat kan er gebeuren, wat is de kans, waarop heeft het impact en hoe kunnen we hier mee omgaan?

A2: Actie

Samen in actie betekent de volgende 3 stappen:

A2-S1: Bepaal samen de belangrijkste deelproducten.

  1. Bepaal welke deelproduct(en) het team het belangrijkst vindt in de komende cyclus (Minimal Viable Product);
  2. Prioriteer en visualiseer: bijv. obv. ‘wat vindt het team’ en/of ‘wat zijn de gevolgen voor de ‘klant’ (of o.b.v. bijv. Quick Wins, WSJF (Weighted Shortest Job First)).

A2-S2: Bespreek in dag- of weekstarts wie welke acties doet.

  1. Elke teamlid vertelt welke acties hij/zij gaat uitvoeren, onderhanden of gereed zijn;
  2. De andere teamleden luisteren en stellen 3 kritische vragen:
  • Wat wil(de) je met de actie bereiken?
  • Hoe weet je dat je succesvol bent?
  • Wie of wat heb je (nog) of had je nodig om succesvol te zijn?

A2-S3: Bespreek wie welke acties wanneer in deze cyclus gaat uitvoeren en voer uit.

Stel een activiteitennetwerk of Scrum Board op die de samenhang (sequentieel en parallel) visualiseert en wie welke actie wanneer uitvoert.

A3: Aanpassen

Evalueren en leren om aangepast de volgende cyclus in te gaan doet het team door:

A3-S1: Bepaal goed & beter. Neem blokkades en spanningen weg.

  1. Maak gebruik van succesfactorscan.nl en/of benoem en visualiseer in het GBSB model (van Goed, Beter, Spanning, Blokkades);
  2. Benoem acties en wijs toe (hoe G&B, hoe S&B wegnemen, waardeer, prioriteer, wijs toe en implementeer).

A3-S2: Leer van elkaar (kennis- & ervaringsdeling, tips, etc.)

Gebruik de laatste 5 a 10 minuten van het overleg of een wat langere ‘time-out’ met anderen en beantwoord in een intervisie samen de vragen:

  1. Wat leren we hiervan?
  2. Wat kunnen wij van elkaar leren?

A3-S3: Denk en werk risicogebaseerd en mogelijkheden-gericht.

Inventariseer risico’s in voorbereiding op de volgende cyclus/timebox: wat kan er (ook) gebeuren, wat is de kans, waarop heeft het impact (bijv. snelheid, kwaliteit, etc.) en hoe kunnen we hiermee omgaan?

Meerdere timeboxen in een fase

 Bij meerdere timeboxen in een fase, kan op faseniveau processtap A1: anticiperen aan het begin van een fase worden opgepakt om vervolgens als basis te dienen voor elke timebox in die fase. In elke timebox worden de processtappen A2: Actie en A3: aanpassen doorlopen en aan het einde van de fase is het mogelijk om processtap A3 te doorlopen gericht op het evalueren van de gehele fase.

Succesfactoren voor Agile samenwerken

Het succes van Agile samenwerken is afhankelijk van de mate waarin teamleden samenwerken voor een doel (= taakcohesie) en de mate waarin projectteamleden zich een team voelen (= sociale cohesie). In elk samenwerkingsverband zijn 7 succesfactoren leidend voor een succesvolle samenwerking. Deze succesfactoren worden gedreven door de zogenaamde succesmarkers ofwel de basiscondities voor succesvol samenwerken. De primaire basiscondities voor succesvol Agile samenwerken, gekoppeld aan het A3-Agile model, vinden we met name in de taakcohesie:

 

Maar om echt een succesvol Agile (flexibel) team te zijn, moeten daarnaast de volgende basiscondities in voornamelijk de sociale cohesie aanwezig zijn:

De succesfactoren en succesmarkers kunnen worden gemeten. Op Ruysdael’s website www.succesfactorscan.nl kan een team, door het aanvragen van een eventcode, meten hoe de teamleden de succesmarkers en succesfactoren beleven in de eigen praktijk. Een totaal teamprofiel laat zien hoe het team de mate van Agile werken ervaart. Dat is vervolgens de basis voor het samen aanbrengen van verbeteringen in de onderlinge samenwerking. De succesfactorscan wordt veelal ingezet bij processtap A3 (Aanpassen) van het A3-Agile model. In bijv. de SCRUM methodiek, geschiedt dat veelal als hulpmiddel bij de retrospective.

Voor meer informatie over succesfactoren of scan, ga naar: www.a2results.com/succesfactoren

Best of both worlds

Waarom dit A3-Agile model? De meeste mensen en organisaties willen maar wat graag werken volgens één standaard methode. Zo ook waar het betreft het management van en werken in projecten. Maar telkens weer blijkt dat één standaard methode voor alle soorten van projecten, in alle soorten van organisaties en branches niet bestaat. En een eigen werkwijze destilleren uit voor mens en organisatie relevante werk- en managementmethodieken blijkt er lastig. Het A3-Agile model laat zien dat er ruimte is voor integratie van een Agile werkstijl in traditionele projecten. Een werkstijl waarbij door de koppeling met de 7 succesfactoren meer focus is op de menselijke succesfactoren voor samenwerking. Het resultaat? Snellere, betere en bestendigere producten tot tevredenheid van opdrachtgever / klant.

0

Voeg een Commentaar


UA-52699058-2