Kick start portfoliomanagement
Binnen een dag meer grip op een overbelast portfolio

Een bekende situatie: het organisatieonderdeel dat de projecten moet realiseren wordt overvraagd en komt in een negatieve spiraal. Omdat er te veel werk is treden vertragingen op, medewerkers komen onder spanning te staan en zowel de klanten als de eigen mensen worden ontevreden.

In een dergelijke situatie passen we een beproefde methode toe die leidt tot gigantische versnelling van de oplossing van deze problematiek. In één workshop met de belangrijkste key players wordt op intuïtieve en pragmatische wijze de definitie fase van het portfolio proces doorlopen.

 

In de workshop worden de volgende stappen doorlopen:

  • Stap 1: Intuïtief prioriteren

In deze stap prioriteren de deelnemers het portfolio individueel op basis van hun persoonlijke inzichten over wat van belang is voor de organisatie. Veelal zijn deze inzichten intuïtief van aard. Door de individuele prioriteringen te combineren ontstaat een eerste rudimentair portfolio.

  • Stap 2: Expliciteren criteria

In deze stap delen de deelnemers onderling de achterliggende criteria die ze hebben gebruikt bij hun individuele prioritering. Hierdoor worden de individuele criteria geëxpliciteerd.

  • Stap 3: Collectiveren criteria

In deze stap worden de overeenkomsten in de individuele criteria geïdentificeerd. De samengevoegde criteria worden gerangschikt op organisatiebelang. Doordat dit een gezamenlijke exercitie is, is het effect dat de criteria worden gecollectiveerd.

  • Stap 4: Identificeren kritieke resources

In de laatste stap identificeren de deelnemers de groep(en) kritieke resources. Dit kunnen mensen en/of middelen zijn die bepalend zijn voor hetgeen op portfolioniveau wordt gerealiseerd. In onze ervaring is het aantal kritieke resources in de meeste organisaties beperkt (vaak minder dan 10). Per project wordt beoordeeld of deze gebruikmaakt van kritieke resources. Het effect van deze stap is dat er inzicht ontstaat in de haalbaarheid van het portfolio.

Met deze workshop wordt een basis gelegd voor het definitief prioriteren van het portfolio. Er is een eerste set van collectieve criteria, een eerste inzicht in de haalbaarheid  en er heeft een rudimentaire prioritering plaatsgevonden. Onze ervaring is dat deze stappen een serieuze versnelling geven aan het initieel doorlopen van de portfolio definition cycle omdat de workshop is vormgegeven vanuit de invalshoek ‘ga met elkaar aan de slag, doe het gewoon een keer, leer ervan om vervolgens natuurlijk door te pakken’.

Optioneel kunnen we de workshop op met twee onderdelen uitbreiden:

  • Keuze optie 1: Combinatie met de succesfactorenscan

Naast de ‘harde’ procesmatige kant van portfoliomanagement is minstens net zo belangrijk de ‘zachte’ kant oftewel de wijze waarop mensen met elkaar samenwerken. Omgaan met persoonlijke belangen en elkaar hierin versterken of juist (onbedoeld) belemmeren is een belangrijke succesfactor bij het realiseren van het portfolio. De succesfactorenscan maakt de ‘zachte’ kant van portfoliomanagement inzichtelijk en geeft direct handvatten voor verbetering. Een combinatie van de workshop met de succesfactorenscan draagt krachtig bij aan de collectiviteit van portfoliomanagement. Meer informatie over de succesfactorenscan.

  • Keuze optie 2: Vervolgworkshop prioriteren portfolio

Optioneel kunnen we een vervolgworkshop organiseren voor het verder prioriteren van het portfolio. Veelal wordt dit gecombineerd met een verdere inrichting van de governance rond portfoliomanagement. Dit zijn maatwerktrajecten waar we graag met u over in contact treden.

Meer weten?

Portfolio succesfactorenscan

Portfolio game

Portfoliomanagement trainingen[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

0

Voeg een Commentaar


UA-52699058-2