Resource management

Goed resource management verhoogd de kans dat projecten volgens planning verlopen en daarmee de portfoliodoelen worden gerealiseerd. Goed resource management kenmerkt zich door het concentreren op de key resources, de juiste mate van detail en een goede interactie met alle betrokkenen. Als Ruysdael zien we 3 belangrijke elementen, gerelateerd aan de Definition en Delivery Cycle. Belangrijk aandachtspunt bij resource management op porfolioniveau is de rolverdeling tussen de stuurgroepen/product owners en de portfolioboard.

Key resource planning

Gedurende de definitie van de portfolio identificeer en plan je alleen die resources die beperkend zijn voor de realisatie van het portfolio als geheel   ———————- –

Key resource control

Bij de uitvoering van het portfolio is het de taak van de projectmanager/scrum master om het gebruik van key resources te managen en bewaken  ——

Resource exceptions

Zodra key resources buiten de aan de veranderinitiatieven gemandateerde toleranties dreigen te lopen moet op portfolioniveau een heroverweging van de prioriteiten plaatsvinden

 

Key resource planning

Wij richtten ons op de key resources in het portfolio, dat zijn die resources die de grootste beperkingen opleggen aan de realisatie van het portfolio. Aangezien de detailplanning nog plaats moet vinden betreft het hier hoog over schattingen. De stappen die we zetten zijn:

  1. Identificeren key resources
  2. Key resource planning per projectfase
  3. Plannen en balanceren

Het effect:

  • Een realistisch projectportfolio
  • Basis voor bijsturing

Mogelijke technieken

  • top-down planning
  • bottom-up planning
  • gap-closing
  • onzekerheidsanalyse
  • planning poker

Key resource control

Gedurende de uitvoering zijn de projectmanagers en scrum masters in the lead om effectief resourcemanagement te voeren. Belangrijkste aspect in deze fase is zorgen voor verbinding tussen alle projecten en teams inzicht en afstemming te creëren. We zien hierbij de volgende stappen:

  1. Mandatering van verantwoordelijkheden omtrent key resources
  2. Rapportage uitnutting key resources in relatie tot bereikte resultaten
  3. Afstemmingsmechanismes inregelen voor reguliere afstemming tussen (project)teams
  4. Kaders voor besluitvorming en prioritering

Het effect:

  • Effectieve inzet key resources
  • (project)team overstijgende zelfsturing

 

 

Mogelijke technieken

  • top-down planning
  • bottom-up planning
  • gap-closing
  • onzekerheidsanalyse
  • planning poker

Resource exceptions

Indien door resourceknelpunten de portfoliodoelstellingen niet gehaald dreigen te worden, moet de portfolioboard actie ondernemen, zonder daarbij de rol van stuurgroep of product owner over te nemen. De essentiële stappen die daarvoor noodzakelijk zijn:

  1. structurele rapportage over uitnutting key resources in relatie tot portfoliodoelen
  2. exception proces, leidend tot herprioritering van het portfolio

Het effect:

  • Realistische planningen
  • Het portfolio als geheel blijft maximaal in lijn met de organisatie strategie