Projectversimpeling: een succesverhaal uit de praktijk

Hoe zorg je dat je met een 8-tal mensen een project met een grote impact op 700 mensen tot een succesvol resultaat brengt, zonder ‘overkill’ aan structuren, regels, protocollen en rapportages?

Praktisch projectmatig werken

Een grote organisatie leidt haar management trainees zelf op. Ook op het gebied van projectmanagement. Ze krijgen maar 1 opdracht: bedenk een project en voer het project uit binnen en met een relevant resultaat voor de eigen organisatie.

Omdat Ruysdael met haar maatwerktraining praktisch projectmatig werken deel uitmaakt van het opleidingsprogramma voor deze trainees, evalueerde ik met twee groepsleden hun project. Wat hen al eerder was gebleken is dat het resultaat zeer succesvol was. Alleen op de vraag waarom het project zo succesvol was, konden ze niet direct antwoord geven.

In de praktijk

Door samen terug te filmen door het project heen kwamen we erachter. De succesfactoren in hun project zijn stuk voor stuk nuttige en leerzame tips voor projectmanagers. Hieronder zijn ze gecategoriseerd op basis van de door Ruysdael geformuleerde (7) succesfactoren (zie ook: https://ruysdael.nl/succesfactoren-voor-mensenwerk/).

Collectieve context

  • Eerst samen als projectgroep niet alleen goed uitdenken maar ook visualiseren wat we zelf willen en dan pas kijken wat de mogelijkheden voor realisatie zijn.
  • Een attractief en kleurrijk gevisualiseerd projectresultaat, eenvoudige en helder gestructureerd, laagdrempelig en met intuïtieve toepassing in de prakijk (belangrijk voor meekrijgen van mensen in en buiten het project).
  • Scoping: sponsoren hebben alleen de keus; meedoen of niet. Extra wensen t.a.v. scope waren niet of beperkt mogelijk.
  • De Business Benefits zijn zowel ‘doelgericht’ als ‘probleemvermijdend’ gecommuniceerd.

Samenwerken

  • Iedereen in het projectteam heeft een eigen bijdrage (eigen taak) in het project en weet wat de bijdragen van de anderen zijn door frequent overleg.
  • Ook mensen die niet geheel achter het beoogde projectresultaat staan, worden gehoord en meegenomen in het project door ze in te zetten op hun talentgebied.

Leren

  • Uit een Pilot in het project wordt lering getrokken. Het gevolg is de keuze voor een ander concept voor het projectresultaat.
  • In het project wordt gebruik gemaakt van elkaars kennis en ervaring op basis van eigen talent en bij elkaar bekende drijfveren (inzet van mensen op hun talentgebied).
  • Het projectoverleg wordt gaandeweg geherstructureerd om effectiever en efficiënter om te gaan met de tijd.
  • Aan begin worden risico’s geinventariseerd en mitigerende maatregelen genomen (hoe gaan veranderingen normaal binnen de organisatie en hoe zorgen we dat we niet in bestaande valkuilen vallen).
  • Na het werkoverleg wordt de samenwerking/groepsdynamiek geëvalueerd (wat gaat goed en wat kan beter).
  • Aan het einde wordt het project geëvalueerd en wordt deze evaluatie in de organisatie gedeeld door middel van het verspreiden van een videopresentatie.

Leiden

  • Iedereen neemt een leidende rol als dat nodig is en accepteerde dat ook van de ander.

Communiceren

  • Persoonlijke (face-to-face) communicatie prefeleert boven andere vormen van communicatie in de interactie met elkaar.
  • Onderling wordt informatie open met elkaar gedeeld en wordt de tijd genomen voor het naar elkaar toe verduidelijken van wat de informatie betekent.
  • Voordat er ‘naar buiten’ wordt gecommuniceerd wordt eerst binnen de projectgroep de communicatie met elkaar afgestemd.

Verandering faciliteren

  • De resultaten in het project ontstaan zonder overmatige planning, controle of management.
  • De projectgroep is voldoende flexibel om te zorgen dat dat wat gedaan moet worden, ook gebeurt. Men spreekt elkaar daar op aan.

Authentiek handelen

  • Iedereen in de projectgroep ziet het belang van het collectieve doel en is in staat daar de prioriteit te leggen, ook al is niet iedereen het altijd met elkaar eens.
  • Iedereen is zich goed bewust van hoe hun persoonlijke werk bijdraagt aan het uiteindelijke projectresultaat.

Simpel, samen slim

Na het terugfilmen kwamen we samen tot de conclusie dat de kracht van hun succes zat in het project niet moeilijker maken dan nodig, het echt samen ‘er voor gaan’ en het tijdens het project continu gericht blijven op het zo slim als mogelijk samenwerken, leiden, communiceren en leren.

 

0

Voeg een Commentaar


UA-52699058-2