Sneller en beter gaat niet altijd samen

Sneller en beter gaat niet altijd samen, maar het kan wel. Door inhoud, proces en menselijke succesfactoren aandacht te geven. Dit praktijkverslag gaat over een leerbijeenkomst voor twintig projectleden die de uitdaging aangaan.

Het vraagstuk

Het project realiseert infrastructuur. Engineers vanuit diverse disciplines werken samen om meerdere herhaalbare deelprojecten te ontwerpen, te besturen en samen met meerdere aannemers te realiseren. Het gaat om een kruispunt van civiel, installatie en ICT in een werkveld waar vele stakeholders een mening hebben over het eindresultaat. De uitdaging: Hoe kunnen we in een kortere doorlooptijd het eindresultaat neerzetten en tegelijkertijd besparen op de uren? Zeg maar ‘duurzaam realiseren’.

Aanpak leerbijeenkomst

  • Inleiding met een uitleg van de kleine WHY (deze meeting) en de grote WHY (project).
  • De twintig deelnemers beantwoorden de vijfendertig vragen uit de succesfactorscan om te verwoorden hoe zij het project beleven
  • Leren uit de praktijk. In kleine groepjes bespreken de deelnemers hoe zij de afgelopen twee maanden gewerkt hebben en welke verbeterpunten zij zien.
  • Onder de noemer ‘het experiment’ zoeken we in verschillende groepjes naar het antwoord op de vraag: “Hoe kunnen we het totale realisatie-proces in 50% van de doorlooptijd uitvoeren?”
  • Ter afsluiting bespreken we de uitkomsten van de succesfactorscan en vertalen we dit de opvolging van de meeting.

Inzichten

De inzichten bestonden uit drie delen die na de leerbijeenkomst samengevoegd werden tot een actieplan voor de komende tien weken. Een bloemlezing voor elk deel:

Leren uit de praktijk

  • We hebben de stakeholders rond het project nodig om het aantal verstoringen en scope-aanpassingen te verminderen.
  • Het totale proces van civiel werk, installatiewerk en ICT-werk kunnen we veel meer simultaan aanpakken.
  • Er is nog veel te winnen in de aansturing en communicatie richting aannemers en onderaannemers.

De succesfactoren

Van de zeven succesfactoren scoorden er twee unaniem hoog: ‘Het werken in een collectieve context’ en ‘authentiek handelen’. De top 5 te verbeteren punten uit de overige factoren:

  • We ervaren een natuurlijke flow van activiteiten (niet onnodig wachten op elkaar);
  • We zorgen dat onze inspiraties en ambities elkaar versterken;
  • We geven dezelfde betekenis aan belangrijke gemeenschappelijke informatie en feiten;
  • We evalueren en verbeteren regelmatig ons werk;
  • We leren regelmatig samen om afhankelijkheden en diepere oorzaken te vinden.

Het experiment

  • We kunnen de besturing van de kleine activiteiten (korte doorlooptijd van realisatie) verbeteren en daardoor de totale doorlooptijd verkorten zodat de grotere activiteiten minder wachten.
  • Alle verschillende partijen hebben buffers in de planning. Door intensiever samen te werken kunnen we deze verkleinen
  • In plaats van het ‘beleggen van verantwoordelijkheden’ kun je beter intensief samenwerken in duo’s. Het heeft meerwaarde als je elkaar aanvult qua inhoud en mindset. Dingen gaan gewoon sneller en beter.

Samenvatting

Het succes van de leerbijeenkomst begint natuurlijk met de groep deelnemers die open staan voor elkaar en voor verbetering in het werk. De opbrengt van een paar uur interactie is een andere mindset en concrete  verbeteringen. Het mooie van de aanpak, het combineren van inhoud, proces en menselijke succesfactoren, is dat de inzichten ook gelijk praktisch te vertalen zijn. Of zoals een van de deelnemers zei: “Dat we gelijk kunnen doorpakken“.

Meer weten?

Succesversneller voor teams

Tips voor het verbeteren van de succesfactoren

De succesfactorscan

Duurzaam veranderen

0

Voeg een Commentaar


UA-52699058-2