Sneller grip op een projectenportfolio

Een bekende situatie: het organisatie-onderdeel dat de projecten moet realiseren wordt overvraagd en komt in een negatieve spiraal. Omdat er teveel werk is treden vertragingen op, medewerkers komen onder spanning te staan en zowel de klanten als de eigen mensen worden ontevreden.

Ruysdael werd gevraagd om te helpen met het in kaart brengen van het projectenportfolio en het prioriteren.

Onze aanpak: a2Results®

a2Results is onze fomule voor ‘acceleratie naar succesvolle resultaten’. Een totaalpakket van interventies, kennis en tools voor verbetering, verandering en vernieuwing (innovatie). Met a2Results® krijg je meer dan je verwacht. Deze begint steevast met het beantwoorden van de volgende 3 vragen:

  1. Welke resultaat streven we na?
    Een geprioriteerd projectenportfolio.
  2. Hoe weten we dat het succesvol is?
    Wanneer alle betrokken key players een gedeeld beeld hebben over de huidige situatie, een gemeenschappelijke onderbouwing van de keuzes én inzicht in de belangen die bij een ieder spelen.
  3. Wat hebben we nodig voor een sneller, beter en bestendiger resultaat?
    Een snelle, inspirerende interventie met een breed draagvlak onder de deelnemers waarin energie ontstaat voor vervolgstappen.

Interventie

De ‘normale’ reactie op de vraag om te helpen met prioriteren is om aan de opdrachtgevers te vragen welke prioriteiten ze willen stellen. Zeker in een situatie waarbij meerdere vragende partijen zijn is dit een grote uitdaging, zo niet onmogelijk. Maar ook als er maar 1 vragende partij is, duurt het vaak lang om tot een goede prioritering van het portfolio te komen.

In deze situatie hebben we een door ons beproefde methode toegepast die leidde tot gigantische versnelling van de oplossing van deze problematiek. In één workshop met de belangrijkste key players is op intuïtieve en pragmatische wijze de definitiefase van het portfolioproces doorlopen.

Kennis

De interventie is gebaseerd op onze kennis en jarenlange praktijkervaring met het inrichten (advies, implementatie, leren en ontwikkelen) van portfolio-, programma- en projectmanagement in diverse organisaties.

Tools

De door ons ontwikkelde tools die ten grondslag lagen aan de interventie waren:

  • De Portfoliomanagement Succesfactoren Scan
  • De Portfoliomanagement Game (gebaseerd op de methode MoP – Management of Portfolio’s)

Het resultaat

Aan het eind van de bijeenkomst was er niet alleen een eerste aanzet voor een geprioriteerd portfolio, maar was er ook een gedragen set aan criteria en inzicht in de Kritieke Succesfactoren voor het realiseren van het portfolio.

Meerwaarde voor de klantsuccesfacotr collectieve context

Naast het inhoudelijke resultaat was ook de gemeenschappelijke context in de groep toegenomen. Men had een gedeeld beeld over de huidige situatie, een gemeenschappelijke onderbouwing van de keuzes én inzicht in de belangen die bij een ieder spelen.

Door het gezamenlijk eenmalig uitvoeren van deze stappen ontstond ook een concreet beeld over hoe portfoliomanagement kan helpen en hoe het structureel ingericht en beheerd kan worden.

Maar de belangrijkste les uit deze bijeenkomst was voor hen eigenlijk: ga met elkaar aan de slag, doe het gewoon een keer, leer ervan om vervolgens natuurlijk door te kunnen pakken.

Verwacht je ook meer dan je krijgt?

Ga naar https://ruysdael.nl/acceleratie-naar-succesvolle-resultaten/

 

 

 

0

Voeg een Commentaar


UA-52699058-2