Soms kijk je samen achterom en denk je: ‘Goh, het is ons toch gelukt. Dat hadden we niet gedacht. Hoe kan dat nou?’ Natuurlijk is het altijd goed om iets wat niet goed loopt te verbeteren. Maar minstens zo belangrijk is te versterken wat al goed gaat en succesverhalen opnieuw te gebruiken.

Context

Een grote organisatie in de zorgsector gebruikte de a2results® aanpak voor een project-evaluatie. Het doel van de evaluatie, die zij zelf uitvoerden, was een implementatie-project te analyseren en de beste aanpak te kiezen voor de volgende en meer grootschalige implementatie. Als onderdeel van deze evaluatie vulden de stuurgroep, de projectgroep en verschillende werkgroepen een succesfactorscan in. Er kwam een analyse van tientallen respondenten. Elke van de vijf teams ontving een teamprofiel dat besproken werd met de a2Results® begeleider van Ruysdael.

Analyse op hoofdlijnen

De algemene analyse bracht haarscherp aan het licht welke succesfactoren voor het succes gezorgd hebben, maar liet ook zien welke factoren te weinig aandacht krijgen wanneer het hele project onder druk komt te staan. De rode draad daarin: Hoe hoger de druk op het project (oplevertijd, achterstand, complexiteit, beschikbare tijd) hoe lager de beleving van focus, samenhang en flow bij de teamleden. Dat dit project ondanks de inhoudelijk moeilijke omstandigheden toch succesvol was kwam door mensenwerk en de succesfactoren collectieve context, communicatie en authentiek handelen.

Uit de verschillende teamprofielen bleek vooral het verschil in beleving tussen stuurgroep, projectgroep en werkgroep. Daarbij speelt met name groepsgrootte, de vakinhoudelijke diversiteit en het ritme van bijeenkomen een rol. Hoe groter en meer divers de groep is, hoe slechter de focus, samenhang en flow scoren. De afwezigheid van een ‘wekelijks overleg-ritme’ verergert dit probleem.

Reacties van de projectleden

De reacties na de bespreking van het teamprofiel waren unaniem positief:

• Door het teamprofiel te bespreken krijg je goed inzicht in de samenhang van de verschillende succesfactoren en een helder beeld welke ‘knoppen’ van belang zijn voor het vervolg.
• Ik krijg goede praktische tips over hoe we het vervolg kunnen organiseren en hoe we de onderlinge cohesie kunnen bevorderen.
• Opvallend hoe het ‘collectief leren’ elke keer weer terugkomt als blinde vlek, terwijl je dat samen leren en verbeteren nodig hebt om effectief in de flow te blijven.
• Wat ik er uit haal is het belang van een ‘levende’ collectieve context. Dus niet eenmalig een beeld scheppen over het eindresultaat en aanpak, maar continue samen aanscherpen en verdiepen. Dat zorgt voor Focus en Flow.
• Door het teamprofiel hebben we duidelijke tips over de samenstelling en indeling van de teams in het grootschalige project. Zoals bijvoorbeeld een goede mix van teamleden die het grotere plaatje bevatten, die de samenhang behouden en die specifieke praktische kennis inbrengen.
• Een snelle en herkenbare weergave van de film waarin we zitten en concrete tips/maatregelen om te verbeteren als we gaan opschalen.
• Het is een heel snelle manier om een totale analyse boven water te krijgen. Geeft heel veel inzichten op een niet oordelende, praktische en vooral voortbouwende manier. Hiermee versnellen we het vervolg.