De Ruysdael bijeenkomst ‘Professionaliseren Projectmanagement’ stond in het teken van het professionaliseren van projectmanagement met een juiste balans tussen professionele zelfsturing en integrale beheersing.

AANPAK VOOR PROFESSIONALISERING

Transitiemanager Ron Bouwman lichtte de Ruysdael aanpak toe voor het succesvol (verder) professionaliseren van projectmanagement met oog voor Agile werken. “Het gaat daarbij niet om het professionaliseren van alleen projecten, maar ook om hoe de organisatie aankijkt tegen en omgaat met projecten, programma’s en portfolio’s. Het gaat om een integrale verandering met daarin aandacht voor de juiste mix van methodiek en competentie, zeg maar bovenstroom-interventies en onderstroominterventies. Je kunt alles in de bovenstroom vastleggen, maar de  onderstroom is bepalend voor het succesvol beheersen van projecten”. Daarom is het belangrijk om de succesfactoren in de onderstroom te kennen om ook daarop in (het professionaliseren van) projecten te sturen.

De deelnemers werd gevraagd aan te geven waar in projecten zij in hun eigen organisatie de belangrijkste knelpunten zien. Het blijkt dat op projectniveau governance en projectmanagement qua methodiek veelal goed geregeld zijn. Met name op de competenties is een  verdiepingsslag mogelijk.  De projectinfrastructuur over projecten heen dient methodisch (verder) te worden ontwikkeld, denk hierbij aan portfoliomanagement.

VITENS

Manager Asset Management Jelle Hannema van drinkwaterbedrijf Vitens sprak op de bijeenkomst over hoe Ruysdael en Vitens samen hebben gewerkt aan het verder professionaliseren van projectmanagement. Vitens besteedt zo’n 25-30% van het jaarbudget aan projecten. In 2015 werd een begin gemaakt met het (verder) professionaliseren van projectmanagement. Doelstelling was met name het vergroten van voorspelbaarheid van projecten. Het verandertraject startte op zolder in het toenmalige kantoor van Ruysdael in Maarn. Een sessie met als resultaat een gedragen visie en een samenhangende aanpak bij alle betrokkenen. Het verandertraject dat daarna volgde kenmerkte zich door een Agile werkwijze met als belangrijke elementen:

• Gedragenheid door het management vanaf het begin;
• Integraal en samenhangende aanpak;
• Aandacht voor stijl van leidinggeven;
• Vitens is eigenaar van het verandertraject en integreert de veranderingen in het dagdagelijks werk.

Nu, twee jaar later, kijkt Jelle terug op een soms moeizaam verandertraject. “Omdat wij als stuurgroep van de pilotprojecten vanaf het begin gingen voor compacte, kwalitatief goede documenten, werden we in de organisatie al de ’terugstuurgroep’ genoemd, terwijl onze intentie was om hulp te bieden” Maar het resultaat van het verandertraject, aldus Jelle, is samengevat: eigenaarschap, projecten in-control, rust en vertrouwen in de organisatie.

VERSCHIL MAKEN ALS PROJECTMANAGER: VERBINDEN

Uit het onderzoek ‘Verschil maken als projectmanager’ blijkt dat projectteamleden onvoldoende ‘flow’ in het werk ervaren, dat er te weinig tijd is om samen af te stemmen en samen te leren en onbalans ervaren in de verwachtingen versus realiteit. Dit heeft een negatief effect op het resultaat van het project. Als spin in het web van projecten is de projectmanager bij uitstek degene die als verbinder het verschil kan maken.

Een goede verbinder kan de verbinding aanbrengen tussen wat elk teamlid nodig heeft om professioneel te kunnen werken, wat het team nodig heeft in de interactie om samen optimaal te presteren en wat de organisatie aan toegevoegde waarde nodig heeft.

Een professioneel verbinder heeft een helder doel of intentie, voelt zichzelf verantwoordelijk en krachtig en heeft een duidelijk intern normenkader. Ze zijn meesters in de afstemming met anderen en schakelen daarin snel en effectief op vele vlakken. Ze verzorgen de integratie met de collectieve context van het team en de omgeving van  het team.

Kortom: een professioneel projectmanager weet als geen ander in projecten de juiste balans te vinden tussen methodiek (processen, tools, en methodiek) en competentie (mensen en interactie).

Op basis van dit onderzoek heeft Ruysdael een praktische vertaling gemaakt voor het ontwikkelen van de competenties van de projectmanager. Deze ontwikkelaanpak heeft de afgelopen jaren in vele trajecten tot succesvollere projecten geleidt.