Succesfactor: Communiceren

Communiceren en samenwerken gaan hand in hand. Door goed onderling te communiceren ontstaat er eerder samenhang en meer wendbaarheid. Het voorkomt frustratie en meerwerk.

Principe: Blijf fit en stem af.

‘We zorgen voor een gedeelde betekenis en beleving doordat we elkaar begrijpen en aanvoelen.’

Succesmarkers: ‘Openheid’, ‘Inleven’, Elkaar begrijpen’, ‘Praktisch vertalen’, en ‘Gedeelde betekenis’.

Openheid

‘We zijn bereid om open informatie te delen.’

De meerderheid van de teamleden is te spreken over de bereidheid om open informatie te delen. Er zijn ontelbare dimensies aan die openheid: van het meest persoonlijke tot openheid over organisaties en groepen. Openheid kan altijd beter. Het is een voorwaarde om elkaar te begrijpen en om te komen tot een gedeelde betekenis over belangrijke informatie. (Bron: Onderzoek Verschil Maken als Verbinder)

Hoe kan ik verbeteren?

Openheid begint met bewustzijn, aandacht en objectiviteit. Je kunt niet delen wat je niet weet, waar je geen aandacht voor hebt of waar een vastgeroeste vooronderstelling nieuwe informatie blokkeert. Dus ben je open genoeg naar jezelf of heb je ergens een ‘blinde vlek’?

Niet iedereen is van nature bereid om open informatie te delen. Begin dus bij jezelf en vraag je af wat de waarde of het nut is als je open informatie deelt.

Samen verbeteren

Benoem regelmatig waarom het zo belangrijk is om open informatie te delen en vooral in welke praktische context.
Grijp terug naar andere succesmarkers: grotere plaatje naar taak, afhankelijkheden eigen taak, informatie praktisch vertalen.
Vraag tijdens vergaderingen: ‘wie heeft nieuwe informatie over dit onderwerp?’.
Communiceer niet te globaal. Anderen kunnen dit opvatten als geslotenheid en dit kan hen stimuleren om hetzelfde te doen.

Andere interventies

Richt de focus op ‘verband denken’.
Respecteer en sta open voor informatie van anderen.
Gebruik ’technieken’ uit Theory U van Otto Scharmer (niet oordelen, geen cynisme, geen angst).

Inleven

‘We herkennen en erkennen de emoties van anderen.’

Emoties en non-verbaal gedrag van zowel de zender als de ontvanger hebben grote invloed op de interpretatie van een boodschap. Door spiegelneuronen nemen we in vergaderingen emoties van elkaar over zonder dat we het in de gaten hebben. Ons empatisch vermogen, het herkennen en benoemen van emoties, verbetert de kwaliteit van onze communicatie. Het erkennen van emoties verbetert de onderlinge relaties en sociale cohesie in de groep. (Bron: Onderzoek Verschil Maken als Verbinder)

Hoe kan ik verbeteren?

Zorg dat je fit bent en goed in je vel zit, want met een goede innerlijke balans herken en erken je jouw eigen emoties eenvoudiger.
Wees zelf open en maak onbevangen (geen oordeel) contact met de ander.
Maak oogcontact en geef meer aandacht aan hoe de ander iets zegt.
Benoem welke emotie je voelt bij jezelf of bij de ander.

Samen verbeteren

Zorg dat iedereen fit aan een vergadering begint.
Richt de aandacht op: ‘Hoe kunnen wij als een geheel functioneren?’
Vertraag het tempo als je het gevoel hebt dat er in de onderstroom iets speelt wat teamleden niet benoemen.
Benoem de groepsemotie en check hoe iedereen dit ervaart
Erken individuele emoties, maar blijf er niet in hangen.

Andere interventies

Verplaats jezelf in een ander en vertel zijn of haar ‘verhaal’.
Herkader emoties naar ‘bedoelingen’ of ‘verwachtingen’.
Sta er eens bij stil hoe het voelt als anderen jouw emotie erkennen.

Elkaar begrijpen

‘Wij begrijpen elkaar goed genoeg.’

Niet veel teamleden vinden dat zij elkaar echt goed begrijpen (29% onder gemiddeld tevreden en 48% neutraal). Dat is wel van belang voor goede afstemming en het gezamenlijk betekenis geven aan belangrijke informatie. (Bron: Onderzoek Verschil Maken als Verbinder)

Hoe kan ik verbeteren?

De ander begrijpen begint met nieuwsgierig zijn en open staan voor wat de ander bedoelt. Gebruik de techniek van Luisteren, samenvatten en doorvragen. Werk met de inferentie-ladder van Peter Senge:

Wat hoor en zie ik?
Wat selecteer ik (mijn focus)?
Welke betekenis geef ik daaraan?
Welke uitgangspunten hanteer ik (en de ander)?
Welke conclusies trek ik?

Samen verbeteren

Verdeel de spreek- en luistertijd van zender en ontvanger.
Vat vaker samen tijdens gesprekken vergaderingen.
Zeg wat je begrijpt in plaats van ‘ik begrjip het’.
Visualiseer de samenhang van begrippen en belangrijke onderwerpen.

Andere interventies

Maak meer gedetailleerde beschrijvingen van doelen, eindresultaten, stappen en werkpakketten.
Werk met duidelijke structuren (hoofd- en bijzaken, samenhang onderwerpen).
Check waarom anderen iets belangrijk vinden.

Praktisch vertalen

‘Wij zijn gemotiveerd om bij te dragen omdat het doel er toe doet.’

Een beperkt deel van van de teamleden kan informatie uit vergaderingen goed vertalen naar de eigen praktijk. Dat verklaart mogelijk waarom teamleden moeite hebben met vooraf afstemmen, de teamfocus en initiatief nemen. De informatie is vaak te globaal voor de specifieke context van het individuele teamlid. (Bron: Onderzoek Verschil Maken als Verbinder)

Hoe kan ik verbeteren?

Het belangrijkste is om zelf proactief te zijn in de communicatie met anderen. Zorg actief dat je elkaar goed begrijpt. Bij de vertaalslag naar jouw individueel praktijk heb je zelf een actieve rol.

Geef voorbeelden over je eigen praktijk en vraag de ander hoe zijn of haar informatie daarin past.
Vertaal globale informatie van anderen naar een specifiek voorbeeld uit je eigen praktijk.
Benoem wat er precies niet concreet is voor jou en vraag daarop door.

Samen verbeteren

Neem tijd om elkaar echt te begrijpen en het verband aan te brengen tussen algemene begrippen uit de vergadering en specifieke details in het eigen werk.

Stel ‘verband-vragen’:

‘Wat heeft x met y te maken?’
‘Uit welke onderdelen bestaat x?’
‘Hoe vertaalt x zich naar jouw praktijk?’

Andere interventies

Maak informatie meer situationeel door te benoemen in welke setting/context de informatie vooral van belang is.
Gebruik technieken voor herkaderen.
Kijk naar het grotere verhaal voordat je brokken informatie uit de vergadering vertaalt naar een taak of actie.

Gedeelde betekenis

‘We geven dezelfde betekenis aan belangrijke gemeenschappelijke informatie en feiten.’

Teams worstelen met communicatie. Dat blijkt uit het feit dat bijna de helft vindt dat we niet dezelfde betekenis geven aan belangrijke informatie. Dat verklaart waarom veel teams worstelen met de gezamenlijke focus en teamleden in veel gevallen de samenhang niet zien. Teamleden werken in het algemeen te sterk vanuit eigen perceptie of op basis van oppervlakkige communicatie. (Bron: Onderzoek Verschil Maken als Verbinder)

Hoe kan ik verbeteren?

Experimenteer eens met de volgende gedachten:

Ik weet niets.
Iedereen heeft zijn eigen kaart van het gebied en gebruikt daarvoor zijn eigen woorden.
Je kan met verschillende woorden dezelfde betekenis benoemen.
We zitten er samen in en het gaat erom dat we het verband vinden.

Samen verbeteren

Maak een lijstje van belangrijke ‘container-begrippen’ (key words) uit de vergaderingen. Dit zijn onderwerpen die vaak uitgesproken worden, maar die afhankelijk van de context een andere betekenis kunnen hebben.
Vraag iedereen om een synoniem te geven die past in de eigen discipline of praktijkomgeving.
Vat samen wat de gedeelde betekenis van key words is: ‘dus wat wij ermee bedoelen is…”.

Andere interventies

Werk eerst aan de andere succesmarkers: openheid, inleven en elkaar begrijpen.
Maak belangrijke informatie meer expliciet (apart vastleggen en niet verstoppen in notulen).
Gebruik dezelfde key words in plannen, rapportages en mondelinge communicatie.
Maak key words visueel (pictogrammen, foto’s, schema’s).

Meer weten over de succesfactor communiceren?

Neem vrijblijvend contact met ons op via het contactformulier, of bel naar 0343-528 040.

Succesfactor: Communiceren