Back to the future

Wat je nodig hebt voor de toekomst is er al

Over het event

Op donderdag 14 maart 2024 vond ons succesvolle event plaats met als thema “Back to the future”. In het kader van ’de toekomst is nu’ keken we naar waar we vandaag al over beschikken en wat we hiermee kunnen doen ter voorbereiding op de toekomst.

Samenwerken is daarbij natuurlijk een belangrijk element. Maar ook de constatering dat, hoewel er zaken moeten veranderen, er al veel beschikbaar is. Veranderen door de nadruk te leggen op wat al werkt en alleen dat aan te passen wat nodig is. Als bijvoorbeeld het portfolioproces al goed functioneert, heb je een solide basis om de toekomstige grote transities en duurzaamheidsdoelstellingen in onder te brengen.

Het event startte met een plenaire keynote, vervolgens volgde drie rondes met vier break-out sessies per ronde. Na deze rondes sloten we samen plenair af om vervolgens stoom af te blazen op de borrel!

Omdat niet iedereen aan elke sessie kon deelnemen, doen we de sessies nog een keer in een online format. Hieronder vind je per breakout een korte impressie en de mogelijkheid om in te schrijven om de gemiste sessie alsnog te volgen!

Keynote

in de opening zijn 2 ontwikkelingen behandeld die van invloed zijn op portfoliomanagement:

Toename van de externe druk op het realiseren van doelen;
Toenemende schaarste aan resources.

Deze ontwikkelingen werden door deelnemers (h)erkend. Vervolgens zijn de gevolgen hiervan op portfoliomanagement behandeld. Het betreft drie aspecten van portfoliomanagement:

Strategie en prioriteren
Rapportage op portfolio niveau
Portfolio Resourceplanning

Praktijkcases

Dit jaar is een aantal sessies gegeven door sprekers van verschillende organisaties waarmee Ruysdael samenwerkt. In deze sessies is de praktijk besproken van verschillende onderwerpen die deze drie aspecten raken.

Belastingdienst portfoliorapportage: meer dan een nietje door de projectrapportages.

Erik-Jan Gerke gaf een uiteenzetting hoe de Belastingdienst een nieuwe portfoliorapportage heeft geïmplementeerd. De opzet hiervan bestaat uit een drietal samenhangende lagen, van project via keten tot concern niveau. Het effect hiervan is de juiste verantwoordings- en stuurinformatie op elk niveau.

CIZ: Praktijkcase Strategierealisatie

Hedwig Elders en Colette Schellinger van het CIZ vertelden hoe ze met behulp van een meerjaren roadmap en OGSM tot een strategisch portfolio zijn gekomen. Bijkomend effect is dat de jaarplannen nu worden afgeleid van het portfolio, in plaats van andersom.

Oasen: Portfoliomanagement, voorspelbaarheid en strategierealisatie

Vincent de Graaff van Oasen schetste de complexe wereld van waterbedrijven. Een tijdshorizon tot 2040 en veel externe afhankelijkheden vormen de uitdagende ingrediënten om tot een flexibel en voorspelbaar portfolio te komen.

De rol van portfoliomanager bij duurzaamheid

Bij veel organisaties is duurzaamheid en belangrijk veranderthema, vandaar de vraag hoe dit in portfolio’s is ingebed. Axel Colen van het GVB en Maarten Michels hebben deze vraag door middelen van een aantal stellingen samen met de deelnemers verkend. Eén van de conclusies was dat duurzaamheid in veel organisaties nog vaak een marketing onderwerp is (windowdressing), maar dat dit mogelijk een eerste stap is op de weg van echt verduurzamen.

Portfoliomanagement: De basis op orde

In deze sessie namen Edwin Akkermans en Ron Bouwman je mee in de organisatorische vraagstukken bij een toenemende complexiteit voor portfoliomanagement. Tijdens de sessie werd er op zoek gegaan naar oplossingen. Moet men grip en controle zoeken in regie-tafels, keten overleggen, CIO-offices en meervoudige waarde creatie in Business Cases? Of kunnen we terugvallen op beproefde methoden? Is terug naar de basis wellicht de oplossing?

Sessies van Ruysdaelers

Ook de ervaringen van Ruysdael kwamen aan de orde. In een aantal sessies zijn de best practices van Ruysdael gedeeld of zijn onontgonnen gebied verkend. Een mooie mix van presenteren, interactie en intervisie.

Samenwerken in duurzaamheidstransities

Samen met de deelnemers aan deze break-out werd door Rien van Leeuwen de volgende kernvragen beantwoord:

Hoe synchroniseer je meerdere portfolio’s voor toekomstgerichte opgaven?
Hoe behoud je autonomie terwijl je gezamenlijk stuurt?
Hoe zorg je voor een effectieve uitvoering die projecten, portfolio’s en transitiedoelen verbindt?

Portfolio governance

In deze online sessie is Ron Bouwman kort in gegaan op de theorie en de praktische implementatie van portfolio governance. Tijdens de sessie werden inzichten van de organisaties die deelnamen met elkaar gedeeld. Er werd afgesloten met de belangrijkste bevindingen en opgedane inzichten.

Portfoliocommitments in een (hybride) agile omgeving

In deze sessie verkende de deelnemers op een interactieve wijze samen met Luc Schouten en Eric Lacquet hoe om te gaan met de obstakels rondom portfolio commitments in een (hybride) agile omgeving. Afsluitend werd er een voorzet gedaan om deze obstakels aan te gaan.

Strategisch prioriteren

In deze bijeenkomst behandelde John Langelaar en Maarten Michels de basis van strategisch prioriteren. In de praktijk bleek dit voor de deelnemers een weerbarstig onderwerp. Maar de aangereikte handvatten van een roodmap en de case ‘dierentuin’ gaven nieuwe inzichten.

Strategierealisatie

Strategierealisatie betreft de volledige PDCA cyclus van definiëren, realiseren en besturen van het portfolio teneinde de strategische doelen van de organisatie te realiseren.

In deze sessie behandelen John Langelaar en Maarten Michels de best practices van de relaties die hun cases met betrekking tot dit onderwerp op ons event hebben gepresenteerd.

Portfolio resourceplanning

In deze sessie presenteerde John Langelaar de door Ruysdael ontwikkelde best practices voor portfolio resourceplanning. Theoretisch eigenlijk zeer eenvoudig, maar in de praktijk zeer weerbarstig. Ook de deelnemers wisselenden best practices uit, waardoor de sessie voor een ieder iets nieuws bracht.