De businesscase is de zakelijke rechtvaardiging van een project. Voor de opdrachtgever van een project is de businesscase van belang bij het maken van investeringsbeslissingen vóór, tijdens en na het project:

• Vóór het project om te bepalen of er voldoende zakelijke rechtvaardiging is om het project te starten.
• Tijdens het project om te besluiten al dan niet door te gaan bij wijzigingen in het project, de omgeving of bij faseovergangen.
• Na het project om te beoordelen of de doelstellingen met de projectresultaten gehaald zijn en eventueel hierop bij te sturen. Bovendien is de businesscase voor de opdrachtgever een belangrijk hulpmiddel om draagvlak in de omgeving te creëren.

De eigenaar van de businesscase is altijd de opdrachtgever. De opdrachtgever is namelijk ook verantwoordelijk dat na oplevering van projectresultaten de beoogde doelstellingen worden behaald. De businesscase is hiervoor een hulpmiddel. In het geval dat een deel van het werk uitbesteed is aan een leverancier, is er sprake van twee businesscases. De businesscase van de klant, waarvan de opdrachtgever eigenaar is en de business case van de leverancier, waarvoor de opdrachtnemer verantwoordelijk is.

In de meeste gevallen zal het opstellen van de businesscase en het leidinggeven hieraan worden gedelegeerd. Feitelijk zijn er geen restricties aan wie de businesscase schrijft. Soms doet de projectmanager dit, soms een specialist en soms een heel team van specialisten onder leiding van de projectmanager. Dit is afhankelijk van de omvang en complexiteit van de verandering. Van belang is dat er voldoende stakeholders betrokken worden bij het opstellen van de business case. Hun belangen dienen voldoende te zijn meegewogen in de scenario’s, de baten en lasten en de risico’s.

De inhoud van de business case, en dus het invullen van de template, hangt af van diverse factoren. Bijvoorbeeld de omvang van de verandering, de mate waarin er kwantitatieve gegevens beschikbaar zijn, de aard van de verandering etc. De kunst is om de template als hulpmiddel te gebruiken om de juiste onderwerpen in te vullen.

Enkele tips:

• Sluit bij het formuleren van doelen en baten zoveel mogelijk aan bij bestaande organisatiedoelen en KPI’s zodat de zakelijke afweging eenvoudiger wordt, er geen aparte meetinstrumenten ingericht hoeven te worden en de effecten van een project ook na afloop blijvend worden gemeten.
• Denk ook na over de scenario’s die uitgewerkt gaan worden. Betrek voldoende stakeholders hierbij.
• Wees voorzichtig om een netto contante waarde berekening te doen als de aannames die hieraan ten grondslag liggen boterzacht zijn.