Je kunt niet V.A.A.K. genoeg communiceren

Laat ik een specifiek voorbeeld uit een van mijn coachingstrajecten aanhalen. Een projectmanager uitte zijn frustratie over het herhaaldelijk moeten achterna zitten van een projectmedewerker om te vragen wanneer deze zijn bijdrage definitief zou leveren. Hij gaf aan dat het steeds uitdagender werd om deze medewerker te benaderen, omdat er telkens een ‘goede’ reden was voor het uitstellen van zijn deadline.

In een gesprek vroeg ik de projectmanager naar de exacte opdracht die hij aan de projectmedewerker had gegeven. Na zijn uitleg zei ik: “Stel je voor dat ik nu die projectmedewerker ben. Ik zal je vertellen wat ik zou doen gebaseerd op jouw opdracht”. Ik begon te beschrijven wat ik dacht dat er van mij verwacht werd en wat er precies was afgesproken en wat niet.

Halverwege mijn uitleg onderbrak de projectmanager mij: “Stop maar, ik zie hoor al. Ik heb niet duidelijk genoeg gemaakt wat ik precies van hem verwacht, en vooral niet wanneer en waarom ik op een specifieke datum iets nodig heb van hem.”

Dit illustreert hoe de projectmanager en de projectmedewerker niet genoeg tijd hadden genomen om elkaars verwachtingen aangaande hun rollen en de onderlinge samenwerking helder te bespreken. Dit leidde tot vage of zelfs het ontbreken van concrete afspraken, met alle gevolgen van dien.

Een belangrijke basisaanname in communicatie is dat de respons die je ontvangt, iets zegt over jouw manier van communiceren. De reactie die de projectmanager kreeg was een duidelijk signaal. Verwachtingen en afspraken bleken niet helder gecommuniceerd en de projectmanager had nagelaten de cruciale vraag te stellen: “Wat heb jij nodig, of wat kan ik doen, om ervoor te zorgen dat jij onze afspraak kunt nakomen?”

Goede communicatie is fundamenteel voor succesvolle samenwerking. Het is daarom van essentieel belang om effectief te communiceren. Dit kan worden bereikt door ‘V.A.A.K. Communiceren’ toe te passen, dit staat voor:

1. Verwachtingen: Zijn de verwachtingen over hoe je samen wenst dat de samenwerking zal verlopen duidelijk naar elkaar uitgesproken? Controleer of de ander jouw verwachtingen correct heeft begrepen.
2. Afspreken: Zijn er duidelijke, eenduidige en haalbare afspraken gemaakt? Heb je de ‘hulpvraag’ gesteld: “Wat of wie heb je nodig om onze afspraak na te kunnen komen?” Leg de afspraken gezamenlijk vast.
3. Aanspreken: Wanneer er duidelijke afspraken zijn gemaakt, is de drempel om elkaar aan te spreken lager. Welke afspraak of afspraken zijn niet nagekomen? Wat is daarvan het gevolg? Is er wederzijdse herkenning en erkenning van deze consequenties? Kunnen we de afspraak of afspraken herbevestigen, of moeten we deze kalibreren.
4. Kalibreren: Pas afspraken aan die niet passend of werkbaar blijken of maak nieuwe duidelijke, eenduidige en haalbare afspraken. Leg ook deze afspraken samen vast.

De term V.A.A.K. Communiceren staat ook voor het regelmatig (in een project bijvoorbeeld minimaal eens per kwartaal) herhalen en herbevestigen van gemaakte afspraken. Hierbij geldt de kracht van herhaling, een essentieel element voor het waarborgen van een duidelijke en effectieve communicatie binnen elk team of project.