Zoeken

Je kunt niet V.A.A.K. genoeg communiceren

In mijn opdrachten, opleidingen en uitgebreide coachingstrajecten, merk ik vaak op dat mensen terughoudend zijn in het aanspreken van elkaar op het niet nakomen van gemaakte afspraken. Deze terughoudendheid is vaak te wijten aan een misvatting: aanspreken wordt vaak verward met het leveren van ‘kritiek’. Aangezien het geven en ontvangen van kritiek over het algemeen als onaangenaam wordt ervaren, kiezen velen ervoor dit te vermijden. Echter, elkaar op een constructieve manier aanspreken is niet hetzelfde als kritiek leveren. Het is juist een essentiële voorwaarde en een cruciale succesfactor voor effectieve samenwerking.

Laat ik een specifiek voorbeeld uit een van mijn coachingstrajecten aanhalen. Een projectmanager uitte zijn frustratie over het herhaaldelijk moeten achterna zitten van een projectmedewerker om te vragen wanneer deze zijn bijdrage definitief zou leveren. Hij gaf aan dat het steeds uitdagender werd om deze medewerker te benaderen, omdat er telkens een ‘goede’ reden was voor het uitstellen van zijn deadline.

In een gesprek vroeg ik de projectmanager naar de exacte opdracht die hij aan de projectmedewerker had gegeven. Na zijn uitleg zei ik: “Stel je voor dat ik nu die projectmedewerker ben. Ik zal je vertellen wat ik zou doen gebaseerd op jouw opdracht”. Ik begon te beschrijven wat ik dacht dat er van mij verwacht werd en wat er precies was afgesproken en wat niet.

Halverwege mijn uitleg onderbrak de projectmanager mij: “Stop maar, ik zie hoor al. Ik heb niet duidelijk genoeg gemaakt wat ik precies van hem verwacht, en vooral niet wanneer en waarom ik op een specifieke datum iets nodig heb van hem.”

Dit illustreert hoe de projectmanager en de projectmedewerker niet genoeg tijd hadden genomen om elkaars verwachtingen aangaande hun rollen en de onderlinge samenwerking helder te bespreken. Dit leidde tot vage of zelfs het ontbreken van concrete afspraken, met alle gevolgen van dien.

Een belangrijke basisaanname in communicatie is dat de respons die je ontvangt, iets zegt over jouw manier van communiceren. De reactie die de projectmanager kreeg was een duidelijk signaal. Verwachtingen en afspraken bleken niet helder gecommuniceerd en de projectmanager had nagelaten de cruciale vraag te stellen: “Wat heb jij nodig, of wat kan ik doen, om ervoor te zorgen dat jij onze afspraak kunt nakomen?”

Goede communicatie is fundamenteel voor succesvolle samenwerking. Het is daarom van essentieel belang om effectief te communiceren. Dit kan worden bereikt door ‘V.A.A.K. Communiceren’ toe te passen, dit staat voor:

  1. Verwachtingen: Zijn de verwachtingen over hoe je samen wenst dat de samenwerking zal verlopen duidelijk naar elkaar uitgesproken? Controleer of de ander jouw verwachtingen correct heeft begrepen.
  2. Afspreken: Zijn er duidelijke, eenduidige en haalbare afspraken gemaakt? Heb je de ‘hulpvraag’ gesteld: “Wat of wie heb je nodig om onze afspraak na te kunnen komen?” Leg de afspraken gezamenlijk vast.
  3. Aanspreken: Wanneer er duidelijke afspraken zijn gemaakt, is de drempel om elkaar aan te spreken lager. Welke afspraak of afspraken zijn niet nagekomen? Wat is daarvan het gevolg? Is er wederzijdse herkenning en erkenning van deze consequenties? Kunnen we de afspraak of afspraken herbevestigen, of moeten we deze kalibreren.
  4. Kalibreren: Pas afspraken aan die niet passend of werkbaar blijken of maak nieuwe duidelijke, eenduidige en haalbare afspraken. Leg ook deze afspraken samen vast.

De term V.A.A.K. Communiceren staat ook voor het regelmatig (in een project bijvoorbeeld minimaal eens per kwartaal) herhalen en herbevestigen van gemaakte afspraken. Hierbij geldt de kracht van herhaling, een essentieel element voor het waarborgen van een duidelijke en effectieve communicatie binnen elk team of project.

Peter Linssen | Consultant

Anderen lezen ook:

Advies of meer weten?

Neem vrijblijvend contact op via het contactformulier, of bel naar 0343-528 040.

Iedereen wil verandering, maar niemand wil veranderen

Begeleid door

Rien van Leeuwen

Trainer, coach, veranderbegeleider | Ruysdael

Over de sessie

Rien van Leeuwen gaat in op basiscondities voor duurzame verandering.

Aan de hand van praktijk-cases verkennen we de barrières bij het bereiken van duurzame doelen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Denk hierbij aan bestaande structuren en opvattingen, maar ook aan het niet kunnen duiden van negatieve en positieve impact.

We delen onderling de best practices en interventies die anderen activeren. Uiteindelijk draait elke verandering om een andere manier van interactie.

Begeleid door

Rien van Leeuwen

Trainer, coach, veranderbegeleider | Ruysdael

Over de sessie

Rien van Leeuwen gaat in op basiscondities voor duurzame verandering.

Aan de hand van praktijk-cases verkennen we de barrières bij het bereiken van duurzame doelen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Denk hierbij aan bestaande structuren en opvattingen, maar ook aan het niet kunnen duiden van negatieve en positieve impact.

We delen onderling de best practices en interventies die anderen activeren. Uiteindelijk draait elke verandering om een andere manier van interactie.