Laten we eerlijk zijn: de geboorte van een nieuw project is fantastisch. Iedereen is enthousiast. Er zijn post-its in vrolijke kleuren, ambitieuze mijlpalen en een businesscase die gouden bergen belooft. Er wordt gelachen, geknikt en vol overtuiging geroepen: “Dit gaat echt verschil maken.”
Heerlijk.
Maar spoel de film negen maanden vooruit en de realiteit is soms een stuk minder feestelijk.
Een deel van die projecten belandt in een soort organisatorisch vagevuur. Ze zijn niet echt dood, maar ze leven ook niet meer. Ze ademen nog net, reageren nauwelijks op prikkels en kosten ondertussen bakken met geld, tijd en aandacht.
En toch stoppen we ze niet.
Waarom vinden we het zo makkelijk om een project te starten en zo moeilijk om er één te stoppen?
Bij Ruysdael zien we dat dit zelden gaat over onwil of gebrek aan professionaliteit. Het gaat over hardnekkige patronen die zich in vrijwel iedere organisatie kunnen nestelen.
Het dode paard
We hebben al twee ton en een halfjaar aan bloed, zweet en tranen in dit project gestopt.
Dus stoppen?
Dat voelt ongemakkelijk.
Het project is inmiddels links en rechts ingehaald door de werkelijkheid, maar we geven het nog één kans. We passen de scope aan, schuiven de planning op en noemen het voortschrijdend inzicht.
Terwijl de vraag eigenlijk heel simpel is:
Als we vandaag opnieuw mochten kiezen, zouden we dit project dan nog starten?
Als het antwoord nee is, waarom zijn we er dan nog mee bezig?
De investering uit het verleden is geen reden om vandaag opnieuw te investeren.
De watermeloen
En dan zijn er de projecten die in de rapportage keurig op groen staan.
Planning: groen.
Budget: groen.
Risico’s: groen.
Niets aan de hand.
Tot je de watermeloen opensnijdt.
Dan blijkt de planning onder druk te staan, zijn cruciale mensen niet beschikbaar, liggen besluiten te wachten en weet de projectgroep al maanden dat de eindstreep niet gehaald wordt.
Groen van buiten. Knalrood van binnen.
Een watermeloen.
Dat ontstaat niet alleen door slechte rapportages. Het ontstaat ook wanneer het moeilijk is om slecht nieuws naar boven te brengen.
Want stoppen vraagt iets van de organisatie.
Iemand moet kunnen zeggen:
“Volgens mij moeten we hiermee stoppen.”
Vervolgens moet iemand anders kunnen antwoorden:
“Laten we serieus onderzoeken of dat inderdaad zo is.”
Zonder meteen in de verdediging te schieten.
Stoppen is geen vinkje
Hier zit misschien wel de grootste misvatting.
Een project stoppen is niet hetzelfde als een project afsluiten.
Je kunt niet simpelweg in het portfolio de status van groen naar rood zetten, een einddatum invullen en de stekker eruit trekken.
Wat doe je met de mensen?
Met de verplichtingen?
Met wat er al is gebouwd?
Met andere projecten die ervan afhankelijk zijn?
Met de doelen die het project moest realiseren?
En vooral: wat heb je geleerd en wat moet er nu wél gebeuren?
Een professioneel stopbesluit vraagt daarom meer dan lef alleen.
Dus: je hebt het gedurfd. En nu?
Bij Ruysdael kijken we niet alleen naar het project dat moet stoppen, maar ook naar de impact van dat besluit op de hele portefeuille.
We brengen scherp in beeld wat er daadwerkelijk verloren gaat, wat behouden moet blijven, welke capaciteit vrijkomt en welke afhankelijkheden worden geraakt.
Ook zorgen we ervoor dat een stopbesluit niet achterblijft als een ongemakkelijk litteken in de organisatie, maar wordt vertaald in concrete keuzes voor de rest van de portefeuille.
Capaciteit die vrijkomt, moet je opnieuw durven inzetten.
Een vrijgevallen budget is geen cadeau voor een willekeurig volgend project.
En een gestopt project mag niet zes maanden later onder een andere naam via de achterdeur terugkomen.
Dat klinkt misschien logisch.
In de praktijk blijkt het verrassend lastig.
Daarom helpen we organisaties niet alleen bij de keuze wát er moet stoppen, maar juist ook bij het gesprek daarover, het besluit zelf én het herijken van de portefeuille.
Want stoppen is geen eindpunt.
Stoppen maakt ruimte voor een betere keuze.
En misschien is dát wel de echte kunst van portfoliomanagement.
Niet zoveel mogelijk projecten in de lucht houden.
Niet ieder ooit genomen besluit koste wat kost verdedigen.
Maar steeds opnieuw durven kijken naar de werkelijkheid en jezelf de vraag stellen:
Zijn we vandaag nog steeds met de juiste dingen bezig?
Want soms is het meest professionele wat je met een project kunt doen niet harder rennen naar de finish.
Maar erkennen dat die finish niet meer bestaat.
En dan de moed hebben om om te draaien.
Welk project in jouw portefeuille zou vandaag opnieuw door de ballotage moeten?
En als je het antwoord eigenlijk al weet:
durf je dan ook te stoppen?
