Complex, Meidoornkade 22
3992 AE Houten
0343 528 040
3992 AE Houten
0343 528 040
In het nieuwe werken krijgen we steeds vaker te maken met virtuele aansturing: anderen verzoeken ons via de mail of systemen om een actie uit te voeren. Met name in grote organisaties is het vaak onduidelijk of het nu gaat om een verzoek of dat iemand ons functioneel aanstuurt. Voorbeelden van functionele aanstuurders zijn: coördinatoren, projectleiders, managers van andere afdelingen, procesmanagers, productmanagers, enz..
Hoe weet je als medewerker nu waar je op moet reageren? Het antwoord is eigenlijk heel eenvoudig: Er is pas sprake van functionele aansturing als daar vooraf werkafspraken over zijn gemaakt met jou en/of jouw directe operationeel leidinggevende.
Een hiërarchisch leidinggevende is iemand die verantwoordelijk is voor een “club” en/of taakgebied. Meestal de manager of teammanager van een afdeling of een groep mensen. Als alle taken van de mensen in die afdeling aangestuurd worden door de manager van de club, dan noemen we deze man of vrouw ook wel operationeel leidinggevende. Vooral bij bijvoorbeeld service of beheerafdelingen betekent dit dat de operationeel leidinggevende bepaalt wanneer medewerkers een bepaalde taak uitvoeren, wat de taak of output is en ook soms hoe de taak wordt uitgevoerd. Afhankelijk van de taakvolwassenheid van de medewerkers zal de leidinggevende globaal-delegeren of specifiek-instrueren.
Een functioneel leidinggevende is vooral verantwoordelijk voor de “output” van een persoon of van een groep mensen. Is er sprake van afdeling overstijgende processen, dan kan het zijn dat iemand verantwoordelijk is voor “ het proces” en de “output van het proces” . De functioneel leidinggevende is dan een procesmanager. Het kan ook zijn dat er niet met processen, maar met projecten gewerkt wordt als organisatievorm. In dat geval heeft de functioneel leidinggevende de rol van projectleider of projectmanager. Bij grote projecten worden mensen fulltime “toegewezen” aan een projectorganisatie. De projectleider stuurt de projectmedewerkers functioneel aan. Hij of zij bepaalt wanneer iets gedaan wordt, wat de output is en vaak ook hoe het gedaan moet worden. Afhankelijk van de taakvolwassenheid van de medewerkers zal de leidinggevende globaal-delegeren of specifiek-instrueren. De functioneel leidinggevende lijkt in dit geval sterk op de operationeel leidinggevende, met twee verschillen: hij of zij is niet verantwoordelijk voor de HRM taken (zoals beoordeling en beloning) en geeft alleen leiding over taken die te maken hebben met het specifieke project of proces.
Heb je als medewerker moeite met het stellen van prioriteiten omdat je mailbox vol zit met berichten van mensen die jou functioneel willen aansturen? Maak een overzicht en bespreek het met jouw operationeel leidinggevende want hij (of iemand aan wie dat gedelegeerd is) is de ‘verkeersregelaar’ en zorgt dat er niet te veel verstoring komt op het reguliere werkproces. Hij of zij zal dus ook goed moeten aangeven hoe de prioriteiten liggen zodat jij zo autonoom mogelijk kunt werken. Je krijgt soms ook richtlijnen over het ‘hoe’.
Het is erg belangrijk dat je zelf goed het overzicht houdt, zodat je weet wat belangrijk is en hoeveel tijd het kost. Met elke functioneel leidinggevende maak je vooraf duidelijke werkafspraken en stel je tijdig bij als de situatie verandert. Het is handig dat je ook een goed beeld hebt van datgene wat je zelf belangrijk vindt, want je zult regelmatig allerlei keuzes moeten maken over de volgorde van je werk
Vijf tips: omgaan met functionele sturing
Ontvang ons gratis E-book over succesvolle teams. Gebaseerd op jarenlang praktijkonderzoek en ondersteund met een app.
Rien van Leeuwen gaat in op basiscondities voor duurzame verandering.
Aan de hand van praktijk-cases verkennen we de barrières bij het bereiken van duurzame doelen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Denk hierbij aan bestaande structuren en opvattingen, maar ook aan het niet kunnen duiden van negatieve en positieve impact.
We delen onderling de best practices en interventies die anderen activeren. Uiteindelijk draait elke verandering om een andere manier van interactie.
Rien van Leeuwen gaat in op basiscondities voor duurzame verandering.
Aan de hand van praktijk-cases verkennen we de barrières bij het bereiken van duurzame doelen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Denk hierbij aan bestaande structuren en opvattingen, maar ook aan het niet kunnen duiden van negatieve en positieve impact.
We delen onderling de best practices en interventies die anderen activeren. Uiteindelijk draait elke verandering om een andere manier van interactie.