In het nieuwe werken krijgen we steeds vaker te maken met virtuele aansturing: anderen verzoeken ons via de mail of systemen om een actie uit te voeren. Met name in grote organisaties is het vaak onduidelijk of het nu gaat om een verzoek of dat iemand ons functioneel aanstuurt. Voorbeelden van functionele aanstuurders zijn: coördinatoren, projectleiders, managers van andere afdelingen, procesmanagers, productmanagers, enz..

Waar moet ik op reageren?

Hoe weet je als medewerker nu waar je op moet reageren? Het antwoord is eigenlijk heel eenvoudig: Er is pas sprake van functionele aansturing als daar vooraf werkafspraken over zijn gemaakt met jou en/of jouw directe operationeel leidinggevende.

Operationeel of hiërarchisch leidinggevende

Een hiërarchisch leidinggevende is iemand die verantwoordelijk is voor een “club” en/of taakgebied. Meestal de manager of teammanager van een afdeling of een groep mensen. Als alle taken van de mensen in die afdeling aangestuurd worden door de manager van de club, dan noemen we deze man of vrouw ook wel operationeel leidinggevende. Vooral bij bijvoorbeeld service of beheerafdelingen betekent dit dat de operationeel leidinggevende bepaalt wanneer medewerkers een bepaalde taak uitvoeren, wat de taak of output is en ook soms hoe de taak wordt uitgevoerd. Afhankelijk van de taakvolwassenheid van de medewerkers zal de leidinggevende globaal-delegeren of specifiek-instrueren.

Functioneel leidinggevende

Een functioneel leidinggevende is vooral verantwoordelijk voor de “output” van een persoon of van een groep mensen. Is er sprake van afdeling overstijgende processen, dan kan het zijn dat iemand verantwoordelijk is voor “ het proces” en de “output van het proces” . De functioneel leidinggevende is dan een procesmanager. Het kan ook zijn dat er niet met processen, maar met projecten gewerkt wordt als organisatievorm. In dat geval heeft de functioneel leidinggevende de rol van projectleider of projectmanager. Bij grote projecten worden mensen fulltime “toegewezen” aan een projectorganisatie. De projectleider stuurt de projectmedewerkers functioneel aan. Hij of zij bepaalt wanneer iets gedaan wordt, wat de output is en vaak ook hoe het gedaan moet worden. Afhankelijk van de taakvolwassenheid van de medewerkers zal de leidinggevende globaal-delegeren of specifiek-instrueren. De functioneel leidinggevende lijkt in dit geval sterk op de operationeel leidinggevende, met twee verschillen: hij of zij is niet verantwoordelijk voor de HRM taken (zoals beoordeling en beloning) en geeft alleen leiding over taken die te maken hebben met het specifieke project of proces.

Help iedereen wil mij aansturen!

Heb je als medewerker moeite met het stellen van prioriteiten omdat je mailbox vol zit met berichten van mensen die jou functioneel willen aansturen? Maak een overzicht en bespreek het met jouw operationeel leidinggevende want hij (of iemand aan wie dat gedelegeerd is) is de ‘verkeersregelaar’ en zorgt dat er niet te veel verstoring komt op het reguliere werkproces. Hij of zij zal dus ook goed moeten aangeven hoe de prioriteiten liggen zodat jij zo autonoom mogelijk kunt werken. Je krijgt soms ook richtlijnen over het ‘hoe’.

Het is erg belangrijk dat je zelf goed het overzicht houdt, zodat je weet wat belangrijk is en hoeveel tijd het kost. Met elke functioneel leidinggevende maak je vooraf duidelijke werkafspraken en stel je tijdig bij als de situatie verandert. Het is handig dat je ook een goed beeld hebt van datgene wat je zelf belangrijk vindt, want je zult regelmatig allerlei keuzes moeten maken over de volgorde van je werk

Vijf tips: omgaan met functionele sturing

1. Hoe zit ik erin? Functionele sturing volgen is niet vanzelfsprekend. Daar is pas sprake van jij en/of jouw hiërarchisch leidinggevende hiervoor kiest. Wees transparant en blijf een gelijkwaardig gesprekspartner.
2. Hebben we het waartoe helder? Elke keer als je sturing accepteert moet het waartoe helder zijn. Waar doen we het voor? Wat is het effect?
3. Ervaart iedereen voldoende samenhang? De functioneel leidinggevende of het team moet zorgen dat samenhang en afhankelijkheden duidelijk zijn. Dit helpt om ‘te plaatsen’ wat je doet. Ga het gesprek aan als het niet helder is.
4. Hebben we heldere werkafspraken gemaakt? Weten we van elkaar eigenlijk wie welk resultaat neerzet? Zijn er afspraken nodig over het wat en het hoe? We maken het eindresultaat samen.
5. Is er voldoende en goede wisselwerking? Voldoende als het gaat om het de frequentie en de duur van het contact tijdens het uitvoeren van de taak. Goed als het gaat om de diepgang van de wisselwerking. Begrijpen we elkaar echt en voelen we elkaar goed aan? Beantwoord sommige mails met een kort telefoongesprek.