Als je op reis gaat en je eindbestemming weet, kun je de route bepalen. Je weet welke wegen je gaat volgen en mochten er onderweg onverwachte omstandigheden optreden, dan kan je bijsturen en je eindbestemming nog steeds bereiken.
De essentie van portfoliomanagement gaat om het realiseren van je strategische doelen, vergelijk de bestemming van de reis. In theorie bepaal je, met behulp van bijvoorbeeld OKR’s of OGSM, de route daarnaartoe. En onderweg stuur je bij op basis van de bekende eindbestemming.
In de praktijk blijkt dat veel weerbarstiger. Er is niet 1 doel/bestemming, maar meerdere doelen die met elkaar interacteren. Daarnaast zijn doelen niet altijd voldoende concreet. In de beeldspraak is de bestemming dan te weinig richtinggevend voor de te kiezen routes. We weten dat er meerdere wegen naar Rome leiden, maar als zelfs Rome als eindbestemming niet vaststaat worden de opties bijna oneindig.
Kan het niet anders?
Dat bovenstaande situatie vaak voorkomt wordt bevestigd in ons jaarlijks onderzoek waar het merendeel van de deelnemers aangeeft dat de strategische doelen niet concreet genoeg zijn om portfoliokeuzes te maken. Ook in onze opdrachten herkennen we deze situatie. Dus vroegen we ons af of we strategierealisatie niet ook op een meer pragmatische manier vorm kunnen geven.
Het effect dat we op deze wijze willen bereiken is dat het totale speelveld, de beginsituatie, de verschillende portfoliokeuzes, uitvoering cq voortgang en de doelen in samenhang worden beschouwd.
De aanpak bestaat uit 2 relatief simpele stappen:
- Bewust kiezen op basis van indicatieve bijdrage aan strategische doelen
- Bewust sturen op basis van strategische doelen
Bewust kiezen
Zoals aangegeven zijn de strategische doelen veelal niet concreet genoeg om portfoliokeuzes te maken. Toch is het belangrijk wel alvast de link te leggen tussen de veranderinitiatieven en de strategische doelen. Door alleen al door op indicatieve wijze aan te geven dat een initiatief bijdraagt aan een doel, wordt de basis gelegd om de bijdrage aan het doel te volgen.
Daarnaast blijkt dat in de portfolioboard de discussie verschuift van de inhoud van het initiatief naar de bijdrage van het initiatief. Bijkomend voordeel is dat tijdens de discussie over de bijdrage er meer helderheid en een gemeenschappelijk beeld ontstaat over de strategische doelen zelf.
Bewust sturen
Er is gekozen en het portfolio is in uitvoering. Hoe houd je zicht op de doelgerichtheid van het portfolio. Net als in de analogie met de reis: door te weten waar je staat ten opzichte van de (nog niet altijd concrete) eindbestemming. In portfolio termen: door middel van een echte portfoliorapportage die (in eerste instantie indicatief) inzicht geeft in hoeverre de initiatieven bijdragen aan de strategische doelen.
Een goede portfoliorapportage geeft naast de voortgang van de individuele initiatieven ook inzicht in hoeverre die initiatieven nog steeds bijdragen aan de beoogde doelen. Deze rapportage zal in eerste instantie niet perfect zijn, maar door naast de voortgang ook de doelgerichtheid van het portfolio op de agenda te zetten ontstaan andere gesprekken. De discussie verschuift van loopt dit project goed naar halen we met dit portfolio onze doelen nog. Ook het beeld van de doelen zelf wordt helderder en doelen worden hiermee soms ook ter discussie gesteld.
Wendbaar, maar niet stuurloos
Sturen op strategische doelen kan ook op een hele pragmatische wijze vorm worden gegeven. Essentieel daarbij is dat gedurende het gehele proces de doelen centraal worden gesteld en de resultaten ondergeschikt worden.
Door het centraal stellen van de beoogde doelen, krijgen deze ook een gemeenschappelijke en concreter invulling. Door de rapportage kan je wendbaar bijsturen en met behulp van de steeds helderder wordende doelen gebeurt dit op basis van een doelgerichte koers.
